Digitale Events: Wie Sie Veranstaltungen erfolgreich in die virtuelle Welt verlegen

April 2020

Weltweit müssen Unternehmen sich neue Strategien überlegen, wie sie ihre Veranstaltungen organisieren. Die aktuelle Situation rund um die Coronavirus-Pandemie stellt die Eventbranche vor große Herausforderungen, bietet gleichzeitig aber auch die Chance, mit neuen Ansätzen erfolgreich zu sein. Glücklicherweise stehen uns Technologien und Tools wie Video-on-Demand oder Livestreaming zur Verfügung, mit denen Veranstaltungen in die digitale Welt übertragen werden können. Zwar können Online Events das direkte Miteinander nicht ersetzen, doch bieten sie Unternehmen eine Möglichkeit, in schwierigen Zeiten weiterhin mit Kunden in Kontakt zu bleiben und ihr Business weiterzuführen. Im Folgenden wollen wir Ihnen daher nützliche Tipps zum Hosten von digitalen Events sowie einen Überblick über die vielfältigen Features geben, mit denen Google Sie dabei unterstützen kann.

Kann ich jedes Veranstaltungskonzept auf den virtuellen Raum übertragen?

Viele Eventmarketing-Teams sind gezwungen, ihre bisherigen Erfolgsstrategien über den Haufen zu werfen und Veranstaltungen nun digital durchzuführen. Aber erreiche ich meine Ziele überhaupt mit einem virtuellen Event? Und wenn ja, muss es wirklich live sein? Oder eignen sich auch andere Formate? Nikki Garvey, Head of YouTube Events and Experiences bei Google, steht vor denselben Fragen und kann aus ihrer Erfahrung berichten. "Zunächst sollten Sie sich überlegen, ob Ihr Event grundsätzlich die richtigen Inhalte für einen digitalen Ansatz bietet. Definieren Sie Ihre Ziele unter Berücksichtigung der neuen Umstände und denken Sie über mögliche Alternativen nach." Es muss nicht immer live sein. Auch Video-on-Demand oder auf Ihrer Website eingebettete Videos stellen gute Möglichkeiten dar, die Zielgruppe mit Inhalten zu erreichen. Der Vorteil gegenüber einem Livestream: Die Videos können vor der Veröffentlichung bearbeitet werden.

Plattformen, Formate, Setup: So rocken Sie Ihr digitales Event

Klar ist: Die Nachfrage nach Online Events steigt. Die Durchführung unterscheidet sich allerdings von analogen Zusammenkünften. Wir stellen Ihnen daher erprobte Konzepte sowie verfügbare Plattformen vor und geben Ihnen wichtige Tipps zum Setup und zur Steigerung des Engagements Ihres Publikums.

1. Der erste Schritt: Format und Länge auf Ihre Ziele und Zielgruppen abstimmen

Format. Es gibt eine Vielzahl an Optionen, Ihren Content online zu distribuieren. Nicht jedes Format dient dabei denselben Zielen:

Real Time oder True Live. Events werden live übertragen, es besteht keine Möglichkeit, diese zu editieren. Livestreams haben den größten Eventcharakter und eignen sich für Produktlaunches, Konferenzen oder andere zeitkritische Themen.

Re-broadcast oder Live Playback. Die Light Version eines Livestreams: Events werden aufgezeichnet und im Anschluss lediglich minimal editiert. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden, verlieren ihren Livestreamcharakter dabei jedoch nicht.

Pre-recorded. Events werden aufgezeichnet, editiert und später veröffentlicht. Dieses Format lässt sich für Premieren verwenden oder als Video-on-Demand zum Abruf bereitstellen.

Bedenken Sie, dass die Verbindungen nicht in jedem Haushalt gleich schnell sind und viele Nutzer ggf. Schwierigkeiten beim Streamen haben. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, Ihre Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt anzusehen. Dafür eignen sich etwa Videos mit den Key Highlights oder eine Playlist der wichtigsten Inhalte zum späteren Abruf.

Dauer. Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Zielgruppe: Eine Teilnahme an Events aus dem Homeoffice ist eine andere Erfahrung als die Teilnahme an Offline Events. Beschränken Sie sich also auf das Wesentliche und strapazieren Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuschauer nicht zu sehr:

  • Keynotes sollten nicht länger als 30 Minuten sein.
  • Überfordern Sie Nutzer nicht: Veranstalten Sie keine Live Events, die länger als drei Stunden dauern.
  • Das anschließende Q&A sollte maximal 20 Minuten gehen.
  • Breakout Sessions oder Deep Dives sollten höchstens eine Länge von zehn bis 20 Minuten haben.

Überlegen Sie, warum Ihre Zielgruppe an Ihren Events teilnimmt. Priorisieren Sie Inhalte sowie Key Takeaways und kürzen Sie Überflüssiges.

2. Die Plattformen: die richtige Lösung für mein Event

YouTube Livestream. Sie können Ihre Veranstaltung live senden, das User Engagement mithilfe der Chatfunktion und durch Kommentare fördern sowie Abonnements für Ihren Kanal erhöhen. Ein Livestream eignet sich für hohe Reichweiten und große Live Events.

Bedingung: Ihr Account benötigt mindestens 1.000 Abonnenten, um das Feature freizuschalten.

YouTube Premiere. Mit dem Premiere-Feature können Sie live gehen, ohne live zu sein. Premieren eignen sich für zuvor aufgezeichneten Content, der zu einem vordefinierten Zeitpunkt übertragen wird. So entsteht ein gemeinsames Eventerlebnis ohne Überraschungen, während Sie gleichzeitig mittels Chatfunktion mit Ihrer Community interagieren können.

YouTube Kanal. Für die klassische Video-on-Demand-Variante können Sie Ihre aufgezeichneten Vorträge auf Ihrem YouTube Kanal veröffentlichen. Oder Sie stellen nach dem Streamen eines Live Events oder einer Premiere die entsprechenden Inhalte zur Verfügung. So können Vorträge einzeln abgerufen und zum geeigneten Zeitpunkt angesehen werden. Sie können zudem Playlists zu bestimmten Themen erstellen, um den Nutzern den Zugriff auf für sie relevante Inhalte zu erleichtern.

Sollten Sie sich für eine dieser drei Varianten entscheiden, finden Sie im folgenden Playbook weitere hilfreiche Tipps sowie einen Leitfaden zum Hosten von Events auf YouTube.

Hangouts Meet. Hangouts Meet ist die Lösung von Google für Online-Teammeetings und eignet sich auch für Workshops mit bis zu 250 Teilnehmern, die eine direkte Interaktion erfordern. Für ein reibungsloses Erlebnis stellen Sie vor der Nutzung unbedingt sicher, dass Sie eine gute Internetverbindung haben.

Bedingung: Um Hangouts Meet nutzen zu können, wird ein G Suite-Account benötigt. G Suite-Kunden können bis zum 30. September 2020 kostenlos auf das Tool zugreifen.

Hangouts Meet Livestream. Bis zu 100.000 Nutzer können an Ihren Livestreams in Hangouts teilnehmen. Im Gegensatz zu einem regulären Online Meeting in Hangouts können die Teilnehmenden hier nicht interagieren. Für einen Hangouts Meet Livestream müssen alle Teilnehmenden über die gleiche G Suite registriert sein. Es eignet sich daher am besten für Corporate Events.

3. Die Vorbereitung: Set-up und Design

Während sich bei Offline Events ganze Teams um das richtige Branding und die Einhaltung der CI kümmern, sollte dies auch bei virtuellen Events nicht vernachlässigt werden. Sorgen Sie für eine klare Linie und Konsistenz beim Erscheinungsbild. Das umfasst auch grafische Elemente wie Schriften, Farben oder Logos.

Denken Sie unbedingt auch an mobile Nutzer. Weltweit steigen die Zugriffe über mobile Endgeräte und damit die Nutzung kleinerer Displays, Ihr Setup sollte dies berücksichtigen.

Digital Events Google Set Up

Beispiel eines Google-Setdesigns.

Übrigens: Für ein professionelles Setup benötigen Sie kein Fernsehstudio. Auch die einfachste Ausstattung in einem Ihrer Büroräume oder zu Hause ist ausreichend. Sie brauchen lediglich eine gute Lichtquelle und sollten einen ruhigen Hintergrund wählen, der zu Ihrer Brand passt.

4. Das Engagement: wie Sie das Nutzerinteresse halten

Auch wenn es kein physisch anwesendes Publikum gibt, bieten digitale Veranstaltungen ebenfalls Möglichkeiten, mit den Teilnehmenden zu interagieren und deren Aufmerksamkeit zu halten. Überlegen Sie zunächst, wie Sie mit Ihrem Event und den Inhalten aus der Masse herausstechen, und liefern Sie neue, interessante Inhalte. Geben Sie Ihrem Publikum einen Grund, live dabei sein zu wollen. Lockern Sie Ihre Vorträge mit Videosegmenten oder Grafiken auf oder gliedern Sie sie mit Intros und beziehen Sie die Nutzer direkt mit ein. Reservieren Sie beispielsweise am Ende einen Slot für ein Q&A, an dem die Teilnehmenden direkt partizipieren und ihre Fragen stellen können.

Der Durchführung eines digitalen Events steht nun nichts mehr im Wege. Damit es auch zum vollen Erfolg wird, informieren Sie Ihre Zielgruppe über Ihre Social-Media-Kanäle oder per E-Mail, dass das Event stattfindet, und sorgen Sie dafür, dass jeder den Zugangslink rechtzeitig bekommt. Mehr als drei E-Mails zum Event sollten es allerdings insgesamt nicht sein. Auch eventspezifische Hashtags erweisen sich in der Regel als nützlich, um das Event zu promoten und Mentions plattformübergreifend nachverfolgen zu können. Und nicht vergessen: Versichern Sie sich vor jedem Event, ob sie die nötigen Lizenzen für die verwendeten Bilder, Grafiken, Videos oder die Musik aus Ihren Vorträgen besitzen.

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