Cinco pasos para aprender a resolver problemas estratégicamente

Eddie Kennedy / Agosto de 2020
Dibujo lineal que ilustra la resolución de problemas. Un hombre de pelo negro añade la última pieza a un puzle de tamaño real en forma de W. Encima aparece una marca de verificación de color verde para indicar que se ha completado.

Resolver problemas es un talento que está infravalorado. Ayuda a tomar decisiones claras en tiempos de incertidumbres y muchos expertos lo consideran una habilidad interpersonal imprescindible para aquellas personas que busquen trabajo en la era pospandemia.

La capacidad para resolver problemas se puede agudizar con la ayuda de un método estructurado centrado en el porqué hay que abordar el problema, qué objetivo se quiere lograr y cómo se podría resolver la situación. El método se puede articular en torno a cinco preguntas que nos servirán de guía.

Pregunta 1: ¿Por qué debería abordar este problema?

A través de varias frases cortas, describe un problema que te afecte a ti y a tu audiencia. Incluye datos cuantificables concretos; por ejemplo, en lugar de "Cada año perdemos dinero a causa de problemas relacionados con la calidad", sería mejor escribir "En el 2019 perdimos 1 millón de euros a causa de errores relacionados con la calidad, es decir, el 5 % de nuestros ingresos".

Si describes un problema de forma muy amplia, lo más probable es que no tengas recursos suficientes para resolverlo. Si te centras demasiado en los detalles, corres el riesgo de abarcar menos de lo que deberías. Tampoco es recomendable exponer una solución precipitadamente, del estilo "Hay que contratar a un asesor de calidad". Las soluciones vendrán después.

Pregunta 2: ¿Qué quiero conseguir?

Fija un objetivo que describa lo que quieres conseguir y define qué resultados te indicarán que lo has logrado. El objetivo debe ser una meta, no una solución. "Nuestro sitio web tiene que ofrecer una experiencia intuitiva y agradable a los usuarios" es un objetivo. Sin embargo, "Hay que contratar a cinco diseñadores especializados en la experiencia del usuario" es una solución. Luego, define resultados clave que se puedan medir para saber con certeza que has logrado el objetivo. "Aumentar los clics de destino" es una definición de resultados un tanto imprecisa, a diferencia de, por ejemplo, "Aumentar los clics de destino un 30 %".

Pregunta 3: ¿Cómo podría resolver este problema?

Ahora es el momento de buscar posibles soluciones. Empieza por averiguar todo lo que puedas sobre el problema. Busca estudios o análisis de problemas como el tuyo y casos con paralelismos en otros sectores donde ya se haya abordado una situación parecida.

Si diriges al equipo encargado de buscar las soluciones, nombra a un moderador y elige a otras dos personas para que controlen el tiempo y tomen notas. Junto al equipo, busca todas las soluciones que podrían resolver el problema y ayudarte a conseguir el objetivo y los resultados clave. Di al equipo que se admiten todo tipo de ideas, grandes y pequeñas, y sin filtros.

Cuando tengas la lista de posibles soluciones, colócalas en un esquema. De esta manera, podrás organizar los objetivos y ver cómo podrías conseguirlos, es decir, definirás tu estrategia. Empieza por escribir el objetivo. Pongamos un ejemplo fácil: "Aumentar los ingresos de producto". A partir de cada objetivo, traza líneas que lleven a las soluciones que haya encontrado el equipo como, por ejemplo, "Vender más unidades de los mismos productos" y "Empezar a vender productos nuevos".

Esquema de soluciones

Un esquema de soluciones con un objetivo: "Aumentar los ingresos de producto"; dos posibles soluciones: "Vender más unidades de los mismos productos" y "Vender más productos nuevos"; y tres estrategias: "Captar a nuevos clientes de EMEA", "Vender más a lo

Pregunta 4: ¿Cómo debería resolver el problema?

Un mapa de prioridades ayuda a desgranar las ideas para decidir en cuáles de ellas deberías invertir esfuerzos. Haz un gráfico con un eje vertical denominado "impacto" y otro horizontal denominado "esfuerzo"; dibuja las posibles soluciones.

Mapa de prioridades

Un gráfico con un eje vertical denominado "IMPACTO" y un eje horizontal denominado "ESFUERZO". Los cuadrantes del interior de los ejes se denominan "1 Resultados rápidos", "2 Objetivo principal", "3 Cuando sobre tiempo", "4 Descartar idea".

Las soluciones que se prevé que tengan un gran impacto y exijan un nivel de esfuerzo elevado serán en las que, probablemente, vayas a incidir más. Las que se prevé que tengan un impacto importante y requieran menos esfuerzo ofrecen resultados rápidos y ayudan a consolidar la seguridad de los interesados. Las soluciones que se espera que tengan poco impacto y exijan poco esfuerzo deberían perder prioridad y abordarse únicamente cuando sobre tiempo. No vale la pena considerar las soluciones que se prevé que tengan poco impacto y necesiten de mucho esfuerzo.

Pregunta 5: ¿Cómo puedo pasar a la acción?

Crea un plan sencillo para resolver el problema, en el que se obvien los detalles innecesarios. Puedes usar una herramienta para supervisar las acciones, como una hoja de cálculo donde se especifique qué hace cada persona y cuándo. En la primera columna, escribe las acciones que conforman los pasos para resolver el problema. En la segunda, escribe el nombre de los responsables y la fecha en que se deberán llevar a cabo las acciones.

Ilustración de la hoja de seguimiento. La primera columna se llama "Acción" y contiene líneas de color gris, simulando que hay texto debajo. La segunda columna se llama "Responsable" y, justo debajo de este encabezado, se incluyen iconos de persona. La te

Habla con los responsables de cada acción para que cada uno sepa lo que tiene que hacer y para cuándo. Comparte la hoja con el equipo y repasadla juntos de forma periódica para aseguraros de que se cumplen los plazos.

Recuerda que, por muy bien que planifiques algo, la situación puede cambiar y, con ella, tu plan. Estate a punto para cualquier modificación que necesite el plan y, de esta manera, lograr tus objetivos.

Resolver problemas no tiene por qué ser una tarea complicada. Si sigues los pasos adecuados, evitarás buscar soluciones precipitadamente. Piensa en un método estructurado centrado en el porqué hay que abordar el problema, qué objetivo se quiere lograr y cómo se podría resolver la situación.

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