Come condurre videochiamate professionali da casa

Alexa Schirtzinger / Marzo 2020

La diffusione del Coronavirus continua a condizionare le nostre vite. Per molti di noi lavorare da casa è una nuova realtà. Ecco alcuni suggerimenti di Alexa Schirtzinger, Head of G Suite Product Marketing, su come mantenere la produttività durante le videochiamate.

Per un genitore che lavora, come me, la flessibilità è cruciale per poter rispondere alle esigenze domestiche o familiari. Il mio lavoro mi consente di lavorare da remoto e usare le videochiamate per rimanere aggiornata con i meeting lavorativi, ma le videoconferenze non sono sempre semplici da gestire. I bambini ti saltano addosso, il cane abbaia, c'è un rumore di fondo. Dopo svariati momenti imbarazzanti ed errori, ho maturato una certa esperienza, quindi ecco i miei suggerimenti per condurre videoconferenze di qualità da casa.

Presta attenzione all'ambiente circostante, come lo sfondo.

Scegli una zona adatta

Quando bisogna parlare di un problema complesso o fare brainstorming per trovare nuove idee, le videochiamate sono più efficienti delle chat o delle email. Mi aiutano anche a confrontarmi con membri dei team che si trovano in fusi orari diversi. Durante una chiamata, però, è bene tenere conto dell'ambiente circostante, ad esempio lo sfondo. Scegli una parete bianca, evitando le finestre che lasciano passare troppa luce. Se utilizzi un laptop, appoggialo su una superficie stabile. Una volta ho fatto un'intera videochiamata con il laptop sulle ginocchia e alla fine uno degli altri partecipanti mi ha detto che il leggero tremolio dello schermo era stato fonte di enorme distrazione.

Invita chiunque, in qualsiasi momento

Non è sempre necessario programmare le videoconferenze: se uno scambio di email inizia a farsi troppo lungo puoi convocare una riunione all'istante e invitare colleghi e collaboratori esterni interessati. Hangouts Meet crea automaticamente codici internazionali per connettersi e ti permette di invitare i partecipanti tramite un evento di Google Calendar, via email o per telefono. Consulta il nostro Centro assistenza per iniziare.

Condividi solo quello che vuoi presentando solo una finestra invece che tutto lo schermo.

Stai presentando al team? Condividi solo quello di cui vuoi parlare

Hai presente l'imbarazzo di quei momenti in cui condividi lo schermo e tutti i partecipanti alla riunione possono leggere le tue email? Per avere la sicurezza di condividere solo quello che vuoi, presenta solo una finestra invece che tutto lo schermo. Dai un'occhiata qui.

Vuoi vedere altro? Cambia il layout dello schermo

Una delle funzionalità di Meet che preferisco è la possibilità di cambiare il layout della videochiamata. Se qualcuno sta presentando un documento, ma nel frattempo qualcuno sta mostrando qualcosa in un’altra finestra, puoi cambiare il layout in modo da inquadrare la persona che vuoi vedere. Scopri come fare.

Sii genuino

Tutti abbiamo una vita privata. A seconda della cultura dominante sul luogo di lavoro, potrebbe essere accettabile (o persino preferibile) mostrare un po' della vita "reale" attorno a te. Per esempio, puoi permettere ai tuoi figli di salutare verso la telecamera oppure puoi concederti un pranzo in diretta se hai la giornata piena di riunioni una dopo l'altra. Mostrare un po' della tua vita può incoraggiare rapporti più profondi con i colleghi e persino creare empatia per i problemi che devi affrontare al di fuori del lavoro.

Google ha reso disponibile in tutto il mondo l'accesso gratuito alla versione avanzata delle funzionalità di videoconferenza di Hangouts Meet a tutti i clienti G Suite fino al 1° luglio 2020. Questo articolo è apparso per la prima volta su The Keyword.

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