Come diventare problem solver in 5 step

Eddie Kennedy / Agosto 2020
Un disegno a mano libera illustra la risoluzione dei problemi. Un uomo dai capelli neri aggiunge la tessera finale di un puzzle formato gigante. Un segno di spunta verde è sovrapposto al puzzle a forma di W per indicare che è stato completato.

Una versione di questo tutorial è apparsa originariamente nell'app gratuita Primer.

La capacità di problem solving è un talento sottovalutato. Aiuta a prendere decisioni oculate durante periodi di sconvolgimento o sconforto e molti esperti la considerano una competenza secondaria di vitale importanza nel mondo che avrà superato la pandemia.

Per sviluppare la perspicacia per la risoluzione dei problemi, utilizza un approccio strutturato che si incentri sul "perché", sul "che cosa" e sul "come" in relazione al problema. Scomponiamo la risoluzione ponendoci cinque domande che ci serviranno da guida passo passo.

Domanda 1. Perché dovrei occuparmi di questo problema?

Descrivi in poche brevi frasi il problema che stai affrontando e che interessa anche il tuo pubblico. Utilizza dettagli specifici e quantificabili. Invece di scrivere "Perdiamo denaro ogni anno a causa di problemi di qualità", potresti usare questa alternativa: "Nel 2019 abbiamo perso $ 1 milione a causa di errori di qualità, una cifra corrispondente al 5% delle nostre entrate globali".

Ti consigliamo di non definire un problema troppo vasto da richiedere risorse di cui non disponi oppure sceglierne uno troppo specifico da farti perdere l'opportunità di avere un maggiore impatto. Evita anche di aggiungere una soluzione in questa fase iniziale, ad esempio: "Dobbiamo assumere un consulente del controllo qualità". Le soluzioni vengono dopo.

Domanda 2. Che obiettivo voglio raggiungere?

Fissa un obiettivo che definisca il traguardo da raggiungere e i risultati chiave, in modo da capire quando avrai ottenuto l'esito sperato. Il tuo obiettivo deve essere mirato a un traguardo, non a una soluzione. "Rendere intuitiva e piacevole l'esperienza sul sito web per i visitatori" è un obiettivo, mentre "Assumere 5 designer di esperienza utente" è una soluzione. A questo punto definisci risultati chiave misurabili, in modo da sapere per certo quando hai raggiunto il tuo traguardo. "Aumentare il numero di click-through" è una formulazione vaga, mentre "Aumentare i click-through del 30%" è un risultato misurabile.

Domanda 3. In quali modi posso risolvere il problema?

È giunto il momento di effettuare un brainstorming per trovare le potenziali soluzioni. Per iniziare, studia il problema. Scopri se sono disponibili ricerche sui problemi come il tuo ed esplora gli "universi paralleli" esterni al tuo settore, dove sia stata affrontata in passato una situazione simile alla tua.

Se tieni una sessione di brainstorming di gruppo, scegli un moderatore e chiedi ad altri partecipanti di controllare i tempi e prendere appunti. Cerca di trovare più soluzioni possibili che potrebbero risolvere il tuo problema, aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo e ottenere i risultati chiave. Chiedi a tutti di pensare fuori dagli schemi, cercando di farsi venire idee grandi e piccole, senza autocensura.

Una volta che hai in mano un elenco di soluzioni potenziali, inseriscile in un diagramma ad albero per aiutarti a organizzare gli obiettivi e il modo in cui raggiungerli (la tua strategia). Inizia con lo scrivere l'obiettivo. Per fare un facile esempio, supponiamo che il tuo obiettivo sia: "Aumentare il fatturato dalla vendita dei prodotti". Crea ramificazioni da ogni obiettivo ed elenca le soluzioni trovate durante il brainstorming, come "Vendere più unità dello stesso prodotto" oppure "Iniziare a vendere nuovi prodotti".

Albero delle soluzioni

Un diagramma ad albero delle soluzioni con 1 obiettivo: aumentare il fatturato dalla vendita dei prodotti; 2 soluzioni potenziali: vendere più unità degli stessi prodotti e vendere nuovi prodotti; e, infine, 3 strategie: attrarre nuovi clienti nell'area

Domanda 4. Come risolverò questo problema?

Un grafico delle priorità ti aiuterà a vagliare le idee per decidere a quali vale la pena di dedicare il tuo impegno. Crea un grafico e scrivi "Impatto" sull'asse verticale e "Impegno" sull'asse orizzontale. A questo punto scrivi sul grafico tutte le potenziali soluzioni.

Grafico delle priorità

Un grafico con un asse verticale denominato "Impatto" e uno verticale denominato "Impegno". I quadranti all'interno degli assi sono denominati 1 Risultati rapidi, 2 Focus principale, 3 Se avanza tempo e 4 Idee da scartare.

Con tutta probabilità, il tuo lavoro si concentrerà principalmente sulle soluzioni ad alto impatto e impegno elevato. Le soluzioni che hanno un impatto elevato e richiedono poco sforzo sono classificate come risultati rapidi e sono ottime per nutrire la fiducia delle parti interessate. Le soluzioni a basso impatto e scarso impegno devono avere priorità inferiore ed essere prese in considerazione solo quando avanza tempo. Quelle a basso impatto e impegno elevato probabilmente non valgono la pena di essere tentate.

Domanda 5. Come posso passare all'azione?

Prepara un piano semplice per risolvere il problema, evitando dettagli inutili. Puoi utilizzare uno strumento per monitorare le azioni, che può essere un foglio di lavoro in cui suddividi le attività in base a chi deve svolgerle e alla tempistica. Nella prima colonna elenca tutte le azioni che costituiscono la sequenza di risoluzione del problema. Nella seconda annota i responsabili di ogni azione e la data di completamento.

Illustrazione dello strumento di monitoraggio. La prima colonna è denominata Azione e presenta righe grigie al posto del testo. La seconda è denominata Responsabile e sono visibili icone di persone sotto l'intestazione. La terza e quarta colonna sono deno

Discuti la responsabilità di ogni attività e le scadenze. Raggiungi un'intesa con i responsabili, in modo che tutti siano d'accordo. Condividi lo strumento di monitoraggio delle azioni con il gruppo e riesaminalo periodicamente assieme agli altri, per avere la certezza che le scadenze siano rispettate.

Ricorda che, a dispetto di qualsiasi pianificazione, le cose cambieranno e il tuo piano dovrà essere adattato di conseguenza. Preparati a modificarlo, in modo da restare al passo e raggiungere i tuoi obiettivi.

La risoluzione dei problemi non deve essere necessariamente complicata. Seguendo la procedura giusta, potrai evitare di adottare soluzioni troppo affrettate. Pensa alla struttura "perché, che cosa e come" e inizierai a vedere i tuoi problemi sotto una luce nuova.

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