Quella sottile differenza tra il lavorare da casa e fare smart working

Emanuela Zaccone, Nunzia Falco Simeone / Giugno 2020

Nelle ultime settimane abbiamo sentito parlare spesso di “remote working” o lavoro da casa. C'è chi lo chiama "lavoro agile". Chi "smart working".

Si tratta di certo di un assetto anomalo: ci sono una serie di elementi - dalla gestione degli spazi di lavoro a quella della vita familiare - che in condizioni normali di lavoro da remoto sono assenti. Quindi siamo in un contesto in cui non stiamo davvero sperimentando lo smart working e non stiamo godendo pienamente dei suoi benefici.
Ma abbiamo una grandissima opportunità: usare questi momenti per imparare a lavorare meglio, a lavorare insieme anche senza sedere vicini e a gestire il nostro team e la nostra azienda fuori da quelle mura che la rendono fisicamente tangibile.

Ecco alcune lezioni che abbiamo imparato su come un manager o team leader può migliorare il lavoro di squadra a distanza.

Come gestire il tempo lavorando da remoto

Chi lavora da remoto fa due mestieri: impara ad ottimizzare le proprie attività e impara a gestire il tempo per realizzarle. Quando si lavora in team questo significa anche rispettare i tempi di ciascuno. Come fare in modo che ciò accada?

Definire obiettivi chiari
Questo dovrebbe valere sempre, ma assume ancora più importanza nel lavoro da casa. È importante chiarire con ciascun membro del team quali sono i loro obiettivi e permettere loro di focalizzarsi sul loro raggiungimento, e non sul tempo necessario. È ovvio che ci sono dei casi in cui ci sono scadenza precise e tempi da rispettare, l’importante è che siano chiari a tutti e che gli obiettivi definiti siano plausibilmente gestibili in quell'intervallo temporale.
Per rendere più semplice il tracciamento degli obiettivi puoi utilizzare Keep oppure Tasks (a proposito, sapevi che puoi aggiungere i tuoi task direttamente da Gmail?)

Tracciare le attività
È fondamentale adottare un approccio da Project Manager per tenere traccia di chi sta facendo cosa e quanto manca al raggiungimento dell’obiettivo. Ciò servirà anche a capire come sta lavorando tutto il team ed eventualmente supportare chi è rimasto indietro.

Il buon vecchio foglio di calcolo può essere il “tool” più semplice e adatto, prova ad utilizzare i Fogli Google.

Ottimizzare il tempo

Le videoconferenze sono molto utili, soprattutto se si riesce a gestirle in maniera professionale. Ma per evitare riunioni non necessarie puoi usare le email in maniera più efficace. Ad esempio, puoi creare gruppi di invio, template di email e organizzare la tua casella di posta con etichette e filtri. Anche le chat possono essere molto utili per aggiornamenti veloci o anche solo per mandare una GIF divertente al tuo collega.

Ogni membro del team dovrebbe mantenere aggiornato il proprio calendario (compresi dei blocchi “Do Not Schedule”) per capire quando è occupato, quando è possibile coinvolgerlo e soprattutto quando non va assolutamente interrotto. È possibile, inoltre, creare un calendario del team, per impostare facilmente dei reminder e aggiungere eventi con link diretti alla videoconferenza.

Inoltre, qualcuno ritiene utile prendere appuntamento con sé stesso. Sul serio: va benissimo bloccarsi degli appuntamenti sul calendario per completare le proprie attività o riservare del tempo per sé stessi.

Fino al 30 settembre 2020, tutti i clienti di G Suite potranno utilizzare gratuitamente le funzionalità di videoconferenza avanzate di Google Meet, tra cui riunioni allargate (massimo 250 partecipanti), live streaming e registrazione.

È importante chiarire con ciascun membro del team quali sono i loro obiettivi.

Gestire un team virtuale

La gestione efficace di un team parte dall’ascolto delle esigenze di ciascuno. E questo è vero oggi più che mai. Cosa significa in concreto?

Persone diverse hanno esigenze diverse

È importante considerare che ogni persona può trovarsi in una situazione diversa. C’è chi da casa deve fare i conti anche con figli, altri membri della famiglia che lavorano a loro volta, magari persone malate che necessitano di assistenza. E questo ha un impatto sul loro lavoro. È necessario essere flessibili e dare ai membri del team lo spazio di cui hanno bisogno per prendersi cura di sé stessi e delle loro famiglie.

Parlate, parlate, parlate

Un team leader deve essere bravo a considerare le esigenze di ognuno ed essere pronto ad ascoltarli per capire come venire loro incontro.

Può essere una buona pratica organizzare delle sessioni 1-1 con ciascun membro del team. Un conto sono le chat di gruppo, un altro avere la possibilità di confrontarsi, anche brevemente ma come appuntamento ricorrente, per parlare non solo del lavoro ma anche di work-life balance.

Praticare la mindfulness e fare attività fisica può aiutare te e il tuo team a gestire lo stress e a sentirvi focalizzati, ciò vi permetterà di gestire meglio il carico di lavoro o affrontare cambi di priorità.

Un team leader deve essere bravo a considerare le esigenze di ognuno.

Come mantenere alto il morale del team anche a distanza

Siate onesti e connessi

In Google è stata condotta una ricerca su come le dinamiche di un team contribuiscono alla produttività ed è stato provato che i team più efficaci sono quelli più connessi.

Durante i meeting online, non abbiate paura di mostrare un po’ della “vita vera” che c’è intorno a voi e, ad esempio, cominciare la conversazione con un aneddoto su come è lavorare da casa con i bambini.

Celebrare i successi

Prendetevi del tempo per celebrare i successi, anche a distanza. Dal lancio di un nuovo prodotto, alla chiusura del trimestre, sono moltissimi i motivi per festeggiare, e non bisogna privare un team di momenti simili.
Cambia solo il mezzo: le celebrazioni dell’area break si trasferiscono in videochat. Puoi riconoscere i risultati raggiunti per un progetto o ringraziare qualcuno per aver fatto un buon lavoro durante la settimana. È importante essere presente.

Lo stesso può valere per la pausa caffè del team. E perché non organizzare delle challenge a tema? Davvero, quando si tratta di migliorare il morale di una squadra, l’unico limite è l’immaginazione (e la distanza, naturalmente).

Prendetevi del tempo per celebrare i successi, anche a distanza.

Il futuro del lavoro da remoto

In questi giorni alcune aziende sono tornare nei propri uffici, altre sono ancora in totale smart working, altre ancora stanno sperimentando nuove modalità di lavoro agile.
Possiamo davvero contribuire, organizzandoci in maniera efficace, e su scala più ampia, aiutando le aziende a capire come organizzarsi - a ridefinire il futuro del lavoro remoto. Quanto questo sarà smart dipenderà anche da quanto sapremo renderlo tale: nei modi, negli strumenti, nei tempi, soprattutto, nei risultati.

È probabile che il mondo del lavoro ne uscirà cambiato e sarà costretto a ripensare i suoi perimetri.

Raccolta: Guidare il tuo business in questo periodo di incertezza