Cosa ci può insegnare il design thinking sul lavoro di squadra a distanza

Dr. Frederik G. Pferdt / Giugno 2020
Line drawing of a female-presenting person with a black bun hairstyle sitting on the floor surrounded by a coffee cup, table, cactus plant, and using a laptop. Browser windows float in a circular motion around them.

Come instaurare un clima di fiducia e sicurezza per i team quando alcune delle premesse dello stare e lavorare assieme sono messe in discussione? La verità è che ogni sfida crea nuove opportunità, a patto di investire tempo e impegno sufficienti per porci le domande giuste e costruire pensando al domani.

A tale scopo ci viene incontro il design thinking. Concentrandoci sulle necessità delle persone possiamo superare questo momento ambiguo attraverso empatia, pensiero divergente e sperimentazione. In quanto leader, innovatori e designer, possiamo utilizzare questi tre principi e gli strumenti indicati di seguito per affrontare il futuro in questi tempi di crisi e cambiamento.

Lasciati guidare dall'empatia e ascolta chi ti circonda

In tempi come questi, dobbiamo ascoltare molto più del solito. I designer si concentrano sulla comprensione delle esigenze umane e variano la loro prospettiva utilizzando tecniche prese in prestito dall'antropologia culturale e dalla psicologia. L'empatia ci aiuta a trarre ispirazione dalle necessità, dai sentimenti e dalle motivazioni delle persone, in modo da consentirci di iniziare a creare soluzioni adeguate ai problemi reali.

Ascoltare attentamente per capire di cosa hanno realmente bisogno le persone è una competenza che può essere appresa e messa in pratica. Potremmo scoprire di avere preconcetti sugli altri basati sulle nostre esigenze. Mettendo in discussione queste idee possiamo creare una soluzione che sia al contempo essenziale e utile.

Siamo convinti che l'empatia sia una delle competenze più importanti per il futuro.

In Google siamo convinti che l'empatia sia una delle competenze più importanti per il futuro. Forniamo ai nostri leader e ai Googler la possibilità di mettere in pratica l'empatia con piccole azioni, ad esempio riunioni virtuali a inizio e fine giornata per fare il punto della situazione con gli altri su un piano personale. La riunione settimanale con il mio team inizia con un rituale significativo che consiste nel "respirare tutti assieme". Conduciamo anche un esperimento in cui un componente del team mostra agli altri un oggetto che ritiene importante e spiega l'emozione suscitata, dando agli altri la possibilità di mettersi nei suoi panni.

Poni la domanda: "Come potremmo…?"

Molti pensano che l'innovazione inizi con un'idea geniale, ma la verità è che alla base c'è invece un'ottima domanda relativa a un problema da risolvere. La maggior parte di noi è brava nel trovare idee. Riusciamo anche a notare i problemi, specialmente quando sperimentiamo qualcosa di nuovo. Una competenza fondamentale che tutti possiamo migliorare è il pensiero divergente, che consiste nel circoscrivere i problemi e trasformarli in domande (ottime domande) da cui può partire la risoluzione.

Per circoscrivere i problemi attraverso le domande, utilizziamo uno strumento preso in prestito dal design thinking, ovvero la domanda “How might we” o HMW (Come potremmo…?). Ad esempio:

  • Problema: siamo costretti a lavorare da casa e le sessioni di formazione potrebbero non riuscire a instaurare il contatto umano necessario. Domanda: come potremmo rendere la formazione tramite videoconferenza ancora più utile di quella in presenza?
  • Problema: ho difficoltà a lavorare da casa. Faccio fatica a mantenere la concentrazione e la mia famiglia rappresenta una distrazione. Domanda: come potremmo aiutare le persone a casa ad adottare nuovi stili lavorativi?
Dopo che abbiamo trasformato un problema in una domanda, iniziano a emergere le idee creative per risolverlo.

Di recente ho condotto una sessione di "questionstorm" con The Google School for Leaders allo scopo di far emergere tutte le domande delle persone. Si applicano le stesse regole del brainstorming: prediligi la quantità, astieniti dal giudicare, dai priorità all'aspetto visivo, sviluppa le idee, scrivi titoli, dai libero sfogo alla fantasia. Nella fase successiva siamo riusciti a scegliere le domande più importanti su cui concentrarci per andare avanti. Dopo che abbiamo trasformato un problema in una domanda, sono iniziate a emergere le idee creative per risolverlo.

Coltiva una forma mentis improntata alla sperimentazione

Dopo aver esplorato tutto il possibile, è giunto il momento di acquisire una mentalità incentrata sulla sperimentazione, che è riconducibile al vecchio mantra: "Fail fast" (Fallisci rapidamente). L'accento, però, non va posto sulla mancata riuscita, ma piuttosto su come apprendere dagli errori. Gli insuccessi ci consentono di scoprire velocemente che cosa funziona e cosa no, in modo da iniziare a delineare una soluzione.

Sperimentare non è semplice: il nostro cervello tende a risparmiare energia e a perseguire idee e soluzioni che hanno funzionato in passato, rifuggendo dal provare qualcosa di nuovo. Ecco perché abbiamo bisogno di creare un ambiente in cui le persone e i team si sentano sufficientemente al sicuro da assumere rischi e sperimentare nuove soluzioni, anche virtuali. Questo approccio ha l'effetto di incoraggiare i team e i leader a uscire dagli schemi e a rivelare agli altri la propria vulnerabilità, investendo in sicurezza psicologica. Quando ciò accade, riusciamo a valutare meglio le idee, comprendere veramente i nostri utenti, identificare i punti di forza in qualità di leader o team e sperimentare più velocemente in vista del futuro che vogliamo realizzare.

Quella sottile differenza tra il lavorare da casa e fare smart working