Как оставаться на связи с коллегами при удаленной работе

Anuj Chandarana / Апрель 2020 г.

В трудные периоды люди нередко забывают о том, как важно укреплять связи и поддерживать мотивацию. На мой взгляд, этим нельзя пренебрегать. Вложения в сотрудников позволяют создавать сплоченные команды, которым будет проще выстоять в период неопределенности. Мы в Google следуем трем важным принципам, которые помогают поддерживать общение:

Три принципа Google для поддержки команд

Как оставаться на связи с коллегами при удаленной работе

Уделяйте внимание сотрудникам

Будьте рядом с коллегами, даже если вы не находитесь рядом. Люди по-разному адаптируются к работе из дома. Некоторым легко включиться в процесс, а другие чувствуют себя одиноко, отвлекаются на родных или с трудом устанавливают границы между работой и отдыхом. Покажите, что физическое и душевное благополучие сотрудников для вас важно и вы готовы поддержать их.

Признайте, что это непростое время для всех, и у каждого возникают свои трудности. Дайте сотрудникам возможность адаптироваться так, как им удобно, а также заботиться о себе и своих близких. Сейчас это особенно важно.

Осознанность и физические упражнения помогут вашей команде справиться со стрессом и не потерять концентрацию. Благодаря этому сотрудникам будет проще выполнять рабочие задачи и менять приоритеты.

Рассказывайте о том, что помогает вам. Мы можем поддерживать друг друга, делиться идеями и чувствами. Открытость помогает сплотиться. Если вам нужно время на то, чтобы купить продуктов для друга или просто побыть в одиночестве, так и скажите коллегам. Не говорите, что вы просто отойдете на пару часов.

Налаженные процессы могут дать ощущение стабильности. Ваши сотрудники почувствуют себя в более привычной рабочей обстановке.

Составьте план работы

В переходный период очень важно правильно расставить приоритеты. Ваша основная задача – организовать работу так, чтобы сотрудникам было проще привыкнуть к новой обстановке и сконцентрироваться. Мы так устроены, что в непривычной ситуации легко отвлекаемся и теряем мотивацию.

Руководители Google по возможности создают среди общей неопределенности хотя бы что-то определенное: рабочие процессы. Мы продолжаем проводить все еженедельные мероприятия – совещания команд, общие встречи по продажам и просто неформальное общение. Только теперь они проходят с помощью Hangouts Meet.

Руководители команд также проводят короткие вводные беседы по утрам, чтобы поставить задачи на день, убедиться, что у всех всё в порядке и поделиться новостями о проектах. Это помогает сотрудникам чувствовать себя частью команды и сохранять мотивацию. Решение G Suite для предприятий до 1 июля 2020 года доступно бесплатно. Любые компании могут пользоваться инструментами для совместной работы, такими как Документы и Таблицы, а также проводить крупные видеоконференции в Hangouts (до 250 участников).

Поддерживайте боевой дух в своей команде

Отмечайте даже небольшие достижения сотрудников, чтобы работа не превращалась для них в бесконечный поток задач. Сейчас многие предпочитают более неформальное общение: выпить кофе в формате видеотрансляции или созвониться и поработать вместе.

Специалисты Google по работе с персоналом за долгие годы подробно изучили, как складываются отношения в командах и как от этого зависит эффективность работы. Они обнаружили, что общение в команде крайне важно как в офисе, так и при удаленной работе. Необходимо заботиться о психологической безопасности, чтобы сотрудники могли рисковать и не боялись открытости, зная, что не столкнутся с осуждением и косыми взглядами.

Отдельное исследование распределенных командпоказало, что наиболее эффективны те их них, которые признают важность общения, говорят друг с другом и ощущают единство. Поэтому нам всем следует обращать внимание на то, как проходит общение. Во время видеозвонков обсуждайте такие вопросы как часовые пояса и функции видеочатов, чтобы всем было удобно. Не начинайте сразу с рабочих вопросов, расскажите о чем-нибудь личном, например как вам непросто работать дома с детьми или как вы помогаете семье или соседям. Похвалите сотрудников за работу над сложным проектом или отметьте их достижения. Продемонстрируйте, что вы заботитесь о своей команде.

Удаленная работа меняет привычные способы общения с коллегами, но это не значит, что мы остаемся в одиночестве. Чтобы успешно пройти этот непростой период, следуйте нашим рекомендациям. Уделяйте внимание сотрудникам, работайте по плану и постарайтесь подбодрить каждого в команде. Так вы сможете всех сплотить и не сбиться с курса.

covers_2000x312_3-копия-6.png

Умение ориентироваться в условиях неопределенности — это навык, пользу которого сложно переоценить. Мы работаем на насыщенном интересными компаниями и проектами рынке, нам нужно предугадывать изменения и трансформировать неопределенность в ресурс для развития. И главный капитал компании для этого развития — сотрудники.

Думайте о людях и об атмосфере в команде. Мы, например, регулярно собираемся в виртуальном баре, говорим на отвлеченные темы, рассказываем о домашних и поддерживаем командный дух. А каждая рабочая встреча начинается с синхронизации, и не всегда про работу: на последней встрече мы делились самым смешным фейлом за свою жизнь. Такой инструмент помогает настроиться на общую волну и быть продуктивным.

Залог успеха — постоянно улучшаемая система коммуникаций в компании и плотная поддержка тех, кто первый раз начинает работать на удаленке (советы, мануалы, лайфкахи). Рабочее общение разбавляется кофейно-чайными звонками, а у командных встреч может быть тематика, например, «покажи домашнего любимца». Это, с одной стороны, опора в новых реалиях, а с другой — фан и «чувство плеча».

covers_2000x312_3-копия-5.png

Главное — максимально сохранить прежний график работы, включая фиксированное начало рабочего дня, его конец, перерывы на обед и кофе. Освободившееся от дороги время лучше использовать для тех вещей, на которые его никогда не хватало: спорт, чтение, занятия с детьми, языковые уроки по Skype.

Второй совет: не бойтесь, что коммуникации станет слишком много. Сейчас самое время для встреч, телефонных разговоров, обсуждений в чатах. Стоит увеличить количество командных звонков для обмена результатами недели и статусами по проектам. При этом не стоит забывать про неформальные звонки для обмена новостями, сплочения команды, психологической разгрузки и поддержки друг друга.

Третий совет — в кризис не стоит забывать о роли лидерства. В нашей компании лидеры не только еженедельно общаются со всеми сотрудниками в формате горячей линии, а еще и рассказывают о переменах в мировой и российской экономике, о влиянии кризисной ситуации на нашу индустрию, о любых изменениях в компании за прошедшую неделю, о том, что происходит у конкурентов, о своих планах на будущую неделю. Параллельно они отвечают на вопросы сотрудников как онлайн, так и в режиме еженедельных сессий, к которым собирают ответы заранее.

Сейчас хорошо воспринимаются блоги руководителей, где они делятся своим опытом прохождения сложных жизненных ситуаций и прошлых экономических кризисов. Это тоже вдохновляет и позволяет посмотреть на сегодняшнюю ситуацию по-другому.

Как маркетологам принять реальность и помочь брендам пережить кризис