團隊合作新思維:如何以設計思維帶領團隊在隔離狀態下分工合作

Dr. Frederik G. Pferdt / 2020年8月

當團隊不能再共處一室工作,要如何建立信任與心理安全感?面對新的挑戰,只要我們耐心抓對問題並妥善因應,危機也能是轉機。

設計思維,也就是以人為本的設計,正是我們當前所需。唯有重視人們的需求,秉持同理心、多方思考和實驗精神,我們才能共同度過這個不明朗的時局。以下三種心境和工具,可以幫助我們以領導者、創新者和設計人員的角度,在動盪不安的時刻找到未來的出路。

抱持同理心

在這樣的時刻,我們更需要多加傾聽。設計人員會借用文化人類學和心理學的技巧,來瞭解人們的需求並調整觀點。發揮同理心,我們才能從人們的需求、感受和動機汲取靈感,打造出真正能解決他們問題的解決方案。

細心傾聽並找出人們真正的需求,是可以透過學習和練習獲得的技能。我們不能預設立場,覺得別人的需求跟我們一樣。唯有跳脫這樣的慣性思維,方能確保解決方案切合實用。

我們相信同理心是未來最重要的技能之一。

Google 相信同理心是未來最重要的技能之一,因此 Google 的主管和員工從細微處練習同理心,例如透過早晚的線上會議關心彼此的狀態。我的團隊在每週會議開始時,都有個簡單的「一起呼吸」正念儀式。我們還試著讓團隊成員分享個人的重要物品以及對這件物品的感受,促進互相認識。

問對問題:「我們該如何…」

創新的靈感往往不是從天而降,而是源自於發現某個有意義的問題。我們大都有許多想法,也經常發現問題,尤其是嘗試新事物時更是如此。但要如何去蕪存菁,問對問題,這才是有待我們磨練的重要技能。

要界定出適當的問題,設計思維有一個「我們該如何」(How might we,HMW) 問句能夠派上用場。例如:

  • 問題:我們依規定必須在家工作,訓練課程可能因此缺乏人際互動。HMW 問句:我們該如何讓視訊訓練比現場授課更加實用?

問題:在家工作對我而言很困難。我很難專心,而且常因家人而分心。HMW 問句:我們該如何協助在家工作的人建立不同的工作模式?

將問題化為問句,問題解決方案的靈感隨之而來。

我最近與 Google School for Leaders 合作主持了一個「問題激盪」活動,挖掘人們內心的所有難題。就像一般的腦力激盪原則,問題越多越好、不急著批評、多利用圖形呈現概念、鼓勵互相補充和自由聯想,將重點記錄下來,然後選出最重要的問題再繼續延伸。將問題化為問句後,問題解決方案的靈感自然隨之而來。

培養實驗精神

選對問題後,接著該發揮實驗精神了。做實驗不要怕失敗,要勇於不斷嘗試,從失敗中學習。反覆的失敗反而有助於我們排除無效的做法,從而建立適當的解決方案。

發揮實驗精神並不容易;捨難取易是人之常情,創新可能會失敗丟臉,行之有效的老方法更使人安心。要讓團隊成員敢於實驗新事物,首要之務是營造一個開放的環境 (線上虛擬環境也可以)。換句話說,我們要鼓勵團隊領導者與團隊成員放開心胸、信任彼此,建立心理安全感。如此一來,我們才能進一步分析不同想法、徹底瞭解使用者、找出團隊領導者或團隊成員的優勢、然後加快試出未來可行之路。

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