如何透過 5 個步驟成為深謀遠慮的問題解決高手

Eddie Kennedy / 2020年8月

本教學課程的其中一個版本原本刊載於免費的 Primer 應用程式

人們往往低估了解決問題能力的重要性。這項才能有助您在混亂多變的時局中做出明確的決策,許多專家也認為這是疫情過後求職者應具備的重要軟技能

您可以按部就班地分析問題的原因、內容與解決方法,培養自己解決問題的敏銳度。以下這五個問題,有助於我們循序漸進抽絲剝繭。

問題 1:這個問題為何重要?

以幾個短句寫下問題陳述,說明您目前面臨、且對目標對象有影響的問題。使用具體且可量化的詳細資料,例如:與其說「我們每年因為品質問題損失了很多錢」,較好的陳述方式為:「2019 年我們因為品質問題損失了 $100 萬美金,占整體收益的 5%」。

陳述問題時,不要選定沒有資源可解決的廣泛問題,也不可過於明確,以至於解決層面受到限制。此外,請避免過早加入解決方法,例如:「我們需要聘用品質查驗顧問」。思考解決方法是之後的事。

問題 2:怎樣的結果才算成功?

設定目標,定義出您想達成的結果,以及用於確認成果的重要指標。您的目標應著重於結果,而非方法。「為網站訪客提供直覺且愉快的使用體驗」是目標,「聘用 5 位使用者體驗設計師」則是解決方法。接著您須定義可評估的重要成果指標,以確認自己是否達成目標。目標如果是「提高點閱次數」可能過於空泛,最好是像「提高 30% 的點閱次數」這樣可評估成效的指標。

問題 3:該如何解決這個問題?

現在您可以進行腦力激盪,尋求可行的解決方法了。首先要深入瞭解所面臨的問題,看看是否有針對類似問題所做的研究,或是其他產業對這類問題的處理方法。

如果要進行團隊腦力激盪,請指派一人擔任主持人,同時也要安排計時和記錄人員。接著就可以集思廣益思考可能的問題解決方法,協助您達成目標和重要成果。提醒參與者不要自我侷限,各種大大小小的想法都可提出。

收集到多個可行解決方法後,您可以利用解決方法樹狀圖,整理出目標和達成方式 (也就是策略)。首先請寫下目標。為了方便示範,假設您的目標是「增加產品收益」。每個目標的分支就是您腦力激盪出的解決方法,比方說:「提高同一產品的銷售量」和「提高新產品的銷售量」。

解決方法樹狀圖

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問題 4:如何實際解決問題?

優先順序圖可協助您篩選現有想法,決定要在哪些方法上投注心力。畫出一個圖表,將垂直軸標示為「影響」,水平軸標示為「投入心力」,然後將所有可行的解決方法加到圖表中。

優先順序圖

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影響力高且需要投入許多心力的解決方法,應當是您的工作重點。影響力高但只需投入少量心力的解決方案,能夠迅速顯現效果,讓相關人士對您的能力產生信心。影響力低且只需少量心力的解決方法,可以等到有時間再做。影響力低但須投入許多心力的解決方法,應該不值得花時間研究。

問題 5:該如何採取行動?

擬定簡單的問題解決計畫,排除不必要的詳細資訊。您可以利用行動追蹤工具 (例如試算表) 列出各項工作的負責人和執行時間。第一欄中應列出問題解決步驟中的所有動作。第二欄則應說明各個動作的負責人以及完成的期限。

行動追蹤工具

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您可以與每個負責人討論和決定工作的歸屬與到期日,釐清每個人的工作內容。然後與團隊共用您的行動追蹤工具,一同定期檢查工作進度,確保工作如期完成。

提醒您,再縝密的計畫也需要配合局勢改變而調整。最好預留一些修改時間,才能如期達成目標。

解決問題並不複雜,先別急著動手解決,按照正確步驟才不會操之過急。只要以「原因、內容、解決方法」這樣的架構進行思考,您看待問題的角度就會截然不同。

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