Laura Mae Martin es asesora ejecutiva de productividad en Google. En los últimos seis años, ha dirigido el programa de productividad de Google, compartiendo consejos semanales con miles de sus compañeros de Google. Sus sesiones de formación han ayudado a comprender cómo mejoran las herramientas de IA los flujos de trabajo diarios.
No creo que haya muchos lectores, si es que los hay, que no conozcan las combinaciones de teclas CTRL+C y CTRL+V para copiar y pegar. Puede que sea lo primero que se aprende al empezar a trabajar con ordenadores. Piensa en todo el tiempo que te ha ahorrado. Y piensa en lo imprescindibles que se han vuelto.
Desde entonces, el paquete de aplicaciones de Workspace de Google ha añadido cientos de funciones y combinaciones de teclas, con la tecnología subyacente del modelo de Gemini integrada, para actuar como un potente asistente y catalizador de la productividad.
Aquí tienes cinco de mis herramientas de flujo de trabajo favoritas, que nos han ayudado a mí y a miles de mis compañeros. Son increíblemente fáciles de usar. Incluso diría que han revolucionado mi forma de trabajar.
1. Redactar y enviar correos con Documentos de Google
Este consejo es muy útil si quieres usar el formato de Documentos de Google en un correo electrónico o si necesitas redactar un correo en grupo y quieres recibir comentarios y sugerencias antes de enviarlo.
No hace falta copiar ni pegar nada. Puedes usar la plantilla de correo de Documentos que se transfiere directamente a Gmail.
Cómo funciona: en un documento de Google, escribe el símbolo @. A continuación, verás un menú desplegable. Elige "Borrador de correo". Se abrirá una plantilla en la que podrás escribir los destinatarios (escribe @ para buscar personas) y el contenido del correo. Cuando termines, haz clic en el botón del sobre, situado en la esquina superior izquierda. Se creará automáticamente un borrador de correo con el contenido de tu documento de Google en Gmail, listo para que lo envíes.
2. Recibir notificaciones cuando alguien edite tu documento de Google
Imagina esta situación: acabas de terminar de trabajar en el documento perfecto y ya lo tienes todo listo para enviárselo a un grupo grande de personas con acceso de edición. Puede ser abrumador ir siguiendo todos los cambios que puedan surgir.
Con el historial de revisiones, puedes ver quién ha cambiado qué y ver exactamente quién ha cambiado partes concretas de un párrafo. También puedes recibir un correo en cuanto alguien edite el documento.
Cómo funciona: en un documento de Google que sea de tu propiedad, haz clic en Herramientas > Ajustes de notificaciones > Contenido añadido o eliminado. A continuación, haz clic en "Guardar". Recibirás un correo en cuanto alguien edite el contenido.
3. Ponerse al día en Drive
Las herramientas de resumen de la IA de Google, basadas en Gemini, me están ahorrando un montón de tiempo. Desde la función para tomar notas en Google Meet hasta el resumen inteligente en Documentos de Google, puedo asimilar rápidamente el contenido nuevo y ponerme a trabajar en los siguientes pasos.
La función "Ponme al día" va un paso más allá. Me ofrece un resumen de IA de las novedades de un documento sin tener que abrirlo.
Cómo funciona: en la página principal de Drive (drive.google.com), busca un documento concreto y haz clic en el botón "Ponme al día". A continuación, aparecerá un panel lateral con información importante sobre los cambios o las actualizaciones que se han hecho en el documento desde la última vez que lo abriste.
También puedes hacer clic en el botón "Ponme al día" que aparece en la página principal de Drive para ver un resumen de tus documentos más importantes. Personalmente, me gusta ir a mis documentos destacados y ponerme al día allí.
4. Organizar las pestañas de Chrome
Si eres como yo, tu navegador Chrome puede parecerse a la habitación de un adolescente. Está lleno de pestañas con ideas, documentos de referencia en los que estoy trabajando y cosas que dije que leería cuando tuviera tiempo (spoiler: aún no lo he hecho).
O al menos eso es lo que solía ver al abrir mi navegador. Ahora, mi escritorio ha recibido un tratamiento Feng Shui, con todas mis pestañas abiertas organizadas de forma ordenada, etiquetadas y con la posibilidad de buscarlas desde la barra de direcciones.
Cómo funciona: en Chrome, haz clic con el botón derecho en una pestaña que quieras organizar. A continuación, crea un grupo de pestañas (o añade la pestaña a un grupo que ya tengas). Una vez que hayas agrupado las pestañas, podrás cambiar los colores de los grupos, hacer clic en los nombres de los grupos de pestañas para expandir y contraer esas pestañas, e incluso mover un grupo de pestañas a su propia ventana. También puedes escribir @pestañas en la barra de direcciones y buscar una pestaña abierta.
5. Pedir a Gemini que añada eventos al calendario
Me encanta este consejo porque lo uso tanto en el trabajo como en casa. En el trabajo, puede que me den una programación con los plazos claves de un proyecto. En casa, puede que reciba un PDF con el calendario escolar o las fechas del año que viene para mi club de lectura.
Puedo subir el PDF a la aplicación Gemini y pedirle que lo convierta al formato adecuado para importarlo directamente a mi Google Calendar.
Cómo funciona: ve a Gemini y envía la siguiente petición, sustituyendo los datos por los tuyos:
"Hola Gemini. Aquí tienes un PDF con los plazos claves de mi proyecto *sube el archivo*. Crea una hoja de cálculo de Google con todas las fechas en el formato descrito en este artículo para archivos .csv, de forma que pueda importarla a Calendar".
Una vez que tengas el archivo .csv, puedes pedirle a Gemini que importe las fechas a tu calendario.
Estas son solo algunas ideas para empezar. Hay muchas más funciones increíbles integradas en las aplicaciones de Google que puede que ya uses. Pueden ayudarte a tomar el control de tu jornada laboral para ahorrar tiempo y centrarte en los aspectos más importantes de tu trabajo.
