Cómo resolver problemas de forma estratégica en 5 pasos

Eddie Kennedy / Enero de 2021

En el mundo pospandemia, las habilidades de resolución de problemas en el entorno laboral serán fundamentales. Desde diagramas de flujo hasta hojas de seguimiento de acciones, consulta esta guía paso a paso sobre cómo dominar este arte.

Una versión de este tutorial se presentó originalmente en la app gratuita Primer.

La resolución de problemas es un talento muy subestimado. Permite tomar decisiones claras en momentos turbulentos y abrumadores, y muchos expertos la definen como una habilidad interpersonal fundamental.

A fin de desarrollar tu agudeza para resolver problemas, usa un enfoque centrado en el por qué, el qué y el cómo de tu problema. Dividiremos esta idea en cinco preguntas que servirán como una guía paso a paso.

Pregunta 1: ¿Por qué debería importarme este problema?

A través de unas pocas oraciones breves, describe el problema que tienes y que también afecta a tu público. Incluye detalles específicos y cuantificables. En lugar de "Perdemos dinero todos los años debido a problemas con la calidad", sería más adecuado plantearlo de esta forma: "En 2019, perdimos USD 1 millón debido a errores de calidad. Eso representa el 5% de nuestros ingresos generales".

Te recomendamos que no definas un problema que sea tan grande que no cuentes con los recursos necesarios para resolverlo, ni que sea tan específico que te pierdas la oportunidad de generar un impacto mayor. Además, evita incluir una solución de forma anticipada, por ejemplo, "Debemos contratar a un asesor de control de calidad". Las soluciones se proponen en una etapa posterior.

Pregunta 2: ¿Cuál sería una resolución exitosa?

Establece un objetivo que defina lo que deseas lograr y los resultados clave para saber cuándo lo lograste. El objetivo debe centrarse en lo que deseas lograr, no en la solución. "Lograr que nuestro sitio web ofrezca una experiencia intuitiva y agradable para los visitantes" es un objetivo, pero "Contratar a 5 diseñadores de UX" es una solución. Luego, identifica resultados clave medibles para que estés seguro de que alcanzaste el objetivo. "Obtener más clics" es impreciso, pero sí podrás saberlo cuando logres "aumentar tu proporción de clics en un 30%".

Pregunta 3: ¿Cómo puedo resolver este problema?

Ahora es el momento de pensar en diferentes soluciones posibles. Primero, recopila toda la información posible sobre el problema. Averigua si hay investigaciones disponibles sobre problemas como el tuyo y analiza "mundos paralelos" fuera de tu industria en los que ya se abordó un conflicto similar.

Si haces una lluvia de ideas grupal, elige a una persona que actúe como moderador, otra que controle el tiempo y otra que tome notas. Luego, piensa en la mayor cantidad posible de soluciones que puedan resolver el problema y ayudarte a alcanzar tu objetivo y los resultados clave. Pídeles a todos que utilicen un pensamiento expansivo, para que surjan ideas grandes y pequeñas que no estén autocensuradas.

Una vez que tengas una lista de posibles soluciones, organízalas en un diagrama de flujo: así podrás ordenar tus objetivos y visualizar la forma de alcanzarlos: esa será tu estrategia. Primero escribe tu objetivo. Para usar un ejemplo simple, supongamos que tu objetivo es "Aumentar los ingresos provenientes de productos". Crea ramas desde cada objetivo que contengan soluciones obtenidas en la lluvia de ideas, como "Vender más unidades de los mismos productos" y "Comenzar a vender productos nuevos".

Diagrama de flujo

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Pregunta 4: ¿Cómo debería realmente resolver el problema?

Un mapa de prioridades puede ayudarte a filtrar tus ideas para decidir en cuáles deberías enfocarte. Crea un gráfico con un eje vertical denominado "Impacto" y un eje horizontal denominado "Esfuerzo". Luego, ubica todas las soluciones posibles en el gráfico.

Mapa de prioridades

  • Las soluciones de alto impacto y que requieren mucho esfuerzo probablemente sean el foco principal de tu trabajo.
  • Las que tienen un gran impacto y requieren poco esfuerzo serán victorias inmediatas y sirven para generar confianza en las partes interesadas.
  • Las soluciones que tienen poco impacto y requieren poco esfuerzo no deben priorizarse, y debes centrarte en ellas solo si dispones de tiempo libre.
  • Las soluciones que tienen poco impacto y requieren mucho esfuerzo probablemente no valgan la pena.

Pregunta 5: ¿Cómo puedo pasar a la acción?

Diseña un plan simple para resolver tu problema y evita incluir detalles innecesarios. Puedes hacer un seguimiento de las acciones en una hoja de cálculo en la que se detalle quién hace qué y cuándo lo hace. En la primera columna, enumera todas las acciones que forman parte de la resolución del problema. En la segunda columna, indica quién es responsable de llevar a cabo cada acción y cuándo debe hacerlo.

Seguimiento de acciones

La primera columna se denomina Acción y tiene líneas grises que representan el texto debajo del encabezado. La segunda columna, Propietario, y contiene íconos de personas debajo del encabezado. La tercera y la cuarta se denominan Fecha límite y Estado.

Analiza y acuerda cuáles son las tareas por realizar y las fechas límite con las personas responsables, para que todos estén al tanto. Comparte la hoja de seguimiento de las acciones con el grupo y revísala regularmente para asegurarte de que se cumplan los plazos.

Recuerda que, aunque planifiques todo perfectamente, las circunstancias cambiarán y tu plan deberá adaptarse a ello. Prepárate para modificarlo a fin de seguir por el buen camino y alcanzar tus objetivos.

La resolución de problemas no tiene que ser compleja. Si sigues los pasos correctos, puedes evitar tomar decisiones de manera anticipada. Piensa en la estructura "por qué, qué y cómo", y así comenzarás a ver los problemas de otra forma.

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