재택근무-화상 회의를 위한 6가지 팁

Alexa Schirtzinger / 2020년 3월

코로나 19는 우리 지역사회에 다방면으로 지속적인 영향을 미치고 있습니다. 많은 직장인들에게 재택근무는 새로운 현실이 되었습니다. 재택 근무 시 원격 회의를 돕기 위해 Google은 2020년 7월 1일까지 전 세계 모든 지스위트(G suite)고객을 대상으로 행아웃의 고급 화상 회의 기능을 무료로 제공하기로 했습니다. G 스위트 프로덕트 마케팅 책임자가 공유하는 생산적인 화상 회의 방법에 대해 알아보세요.

일을 하며 아이를 키우는 부모들의 삶에서는 유연성이 핵심입니다. 그리고 저와 같이 가끔씩 재택근무를 하는 엄마들에게 있어 기술은 유연성을 갖게 해주는 동력이 됩니다. 아이가 아플 때나 화장실 배관 수리를 해야 할 때처럼 집에 있어야 할 때가 있습니다. 화상회의로 그날의 회의에 문제없이 참여할 수 있는 원격 근무가 가능한 직업을 갖게 된 것은 행운입니다.

하지만 화상회의가 항상 쉬운 것만은 아닙니다. 아이들이 회의 중 화면을 보기 위해 기어오르고, 반려견이 짖는 등 여러 가지 소음이 방해할 수 있습니다. 저도 몇 번의 당황스러운 순간들을 겪고, 많은 실수를 하면서 배운 점들이 있습니다. 성공적인 화상회의를 위한 몇 가지 팁을 여러분과 공유하고자 합니다.

화상 회의를 할 때는 뒷배경과 같은 주변 환경에 대해 생각해볼 필요가 있습니다.

Tip 1: 화상 회의에 적당한 장소를 선택하세요.

복잡한 이슈에 관해 이야기할 때나 브레인스토밍을 통해 아이디어를 도출하고자 할 때는 채팅이나 이메일보다 화상회의가 더 효율적일 수 있습니다. 또한 화상 회의를 통해 시간대가 다른 나라에 있는 동료들과도 교류할 수 있습니다. 하지만 화상 회의를 할 때는 뒷배경과 같은 주변 환경에 대해 생각해볼 필요가 있습니다. 뒷배경으로는 깔끔한 벽을 선택하고 너무 많은 빛이 들어오는 창문은 피해주세요. 그리고 노트북을 사용하고 있다면 노트북을 안정적인 곳에 놓아야 합니다. 저는 한 번 노트북을 무릎 위에 올려놓고 회상 회의를 한 적이 있었는데, 회의가 끝날 무렵 참여했던 사람 중 한 명이 내 화면의 미묘한 흔들림이 극도로 산만했다고 말했습니다.

Tip 2 : 필요하다면 언제든지 화상 회의를 연결하세요.

화상 회의가 항상 예정되어 있어야 하는 것은 아닙니다. 너무 긴 이메일 대화가 이어지고 있다면 즉시 회의를 잡고 조직 내부 또는 외부의 사람들을 초대해 참여하도록 하세요. 행아웃 미팅은 자동으로 국제 전화 접속 코드를 만들어 사람들이 어디서든 전화로 참여할 수 있고, Google 캘린더의 이벤트를 통해 이메일 또는 전화로 사람들을 초대할 수 있습니다. 행아웃 고객센터에서 사람들을 화상 회의에 초대하는 방법에 대해 알아보세요.

Tip 3 : 잘 들리지 않을 때는 자막 기능을 활용하세요.

시끄러운 곳에 있고 성능이 뛰어난 헤드폰이 없다면, 미팅의 라이브 자막 기능을 사용하여 실시간으로 자막을 표시할 수 있습니다. (TV의 자막 방송 기능과 동일). 화상 회의 자막 기능에 대해 자세히 알아보세요.

화면을 공유할 때는 전체 화면이 아닌 해당 창을 하나만 선택하세요.

Tip 4: 프레젠테이션을 할 때는 해당 창만 공유하세요.

회의 중 화면을 공유하다가 통화 중인 모든 사람이 일제히 당신의 이메일을 다 함께 읽게 되는 순간은 당황스러울 수 있습니다. 화면을 공유할 때는 전체 화면이 아닌 해당 창을 하나만 선택하세요. 화상 회의 공유 및 발표와 관련된 도움말에서 자세한 내용을 알아보세요.

Tip 5 : 회의실의 분위기를 읽고 싶다면 화면 배치를 바꿔보세요.

제가 미팅에서 제가 가장 좋아하는 기능 중 하나는 화면의 배치를 바꾸는 것입니다. 누군가 슬라이드를 보여주고 있지만, 사무실에서 활발한 토론이 벌어지고 있다면, 프레젠테이션 화면보다 사무실에 있는 사람들에게 초점을 맞추기 위해 회의실을 큰 화면으로 옮기는 식으로 화면의 구성을 달리 할 수 있습니다. 화면 배치 변경 방법을 알아보세요.

Tip 6 : 당신의 진짜 모습을 보여주세요.

모든 사람은 회사 업무 이외의 삶도 살고 있습니다. 하루 종일 쉴 틈 없이 화상 회의가 이어진다면, 조직 문화에 따라 아이가 카메라를 통해 인사를 하거나 점심을 먹는 등 자신의 ‘진짜’ 삶의 모습을 약간 보여주는 것은 괜찮을 수 (혹은 좋을 수) 있습니다. 당신의 일상을 약간 공유함으로써 동료들과의 관계가 더 돈독해질 수 있고, 심지어 일 이외의 문제에 대해서도 공감을 얻을 수 있습니다.

*비지니스용으로 조직과 함께 화상회의를 하는 기업의 경우 지스위트(G suite)를 사용할 수 있습니다. 2020년 7월 1일까지 전 세계 모든 지스위트고객을 대상으로 행아웃의 고급 화상 회의 기능이 무료로 제공됩니다. 지스위트 가입 안내 페이지를 참고하세요.

*개인의 경우 Google 계정으로 행아웃을 무료로 사용할 수 있습니다. 화상 회의가 필요하다면 행아웃 시작과 관련된 도움말 페이지를 참고하세요.

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