Laura Mae Martin, Google'da uzman üretkenlik danışmanı olarak görev yapmaktadır. Son altı yıldır Google'ın üretkenlik programını yöneten Laura, her hafta binlerce Google çalışanıyla üretkenlik ipuçları paylaşıyor. Düzenlediği eğitim oturumları, yapay zeka araçlarının günlük iş akışlarını nasıl iyileştirdiğini anlamaya yardımcı oluyor.
Kopyalama ve yapıştırma için klavye kısayolu olarak CTRL+C, CTRL+V (veya Macbook kullanıcıları için cmd) tuşlarını bilmeyen yoktur. Bilgisayarla çalışmaya başladığınızda öğrendiğiniz ilk şeylerden biri bu olabilir. Bunun size ne kadar zaman kazandırdığını düşünün. Günümüz dünyasının vazgeçilmez bir parçası oldu.
Yıllar içinde Google'ın Workspace uygulamaları paketine yüzlerce işlev ve kısayol eklendi. Ayrıca, güçlü bir ortak çalışma yardımcısı ve üretkenlik artırıcı olarak Gemini modelinin temel teknolojisi entegre edildi.
Benim ve binlerce iş arkadaşımın iş akışını kolaylaştıran, en sık kullandığım iş akışı araçlarından beşini burada bulabilirsiniz. Bu araçları kullanmak son derece basit. Üstelik çalışma şeklimi kökten değiştirdiklerini söyleyebilirim.
1. Google Dokümanlar'ı kullanarak e-posta taslağı oluşturun ve gönderin
E-posta yazarken Google Dokümanlar'ın biçimlendirme özelliklerini kullanmak veya ayrıntılı bir e-postayı grup olarak hazırlayıp göndermeden önce yorum ve öneri almak istediğiniz durumlarda bu ipucundan yararlanabilirsiniz.
Hiçbir şeyi kopyalayıp yapıştırmanıza gerek yok. Dokümanlar'da e-posta şablonunu kullanıp doğrudan Gmail'e aktarabilirsiniz.
İşleyiş şekli: Google Dokümanı'nda @ sembolünü girin. Açılır menüden "E-posta taslağı"nı seçin. Alıcıları (@ yazarak kişileri arayabilirsiniz) ve e-postanın içeriğini yazabileceğiniz bir şablon oluşturulur. İşiniz bittiğinde sol üst köşedeki zarf düğmesini tıklayın. Dokümanınızdan alınan bilgilerle e-posta taslağı otomatik olarak oluşturulur ve Gmail'de gönderilmeye hazır hale getirilir.
2. Google Dokümanınızda düzenleme yapıldığında bildirim alın
Mükemmel bir doküman hazırladınız ve düzenleme erişimi vererek büyük bir grupla paylaşmaya hazırsınız. Paylaştıktan sonra yapılacak düzeltmeleri takip etmek zor olabilir.
Düzeltme geçmişi sayesinde kimin neyi değiştirdiğini ve paragrafın belirli kısımlarını kimin değiştirdiğini görebilirsiniz. Ayrıca, dokümanda düzenleme yapıldığı anda e-posta da alabilirsiniz.
İşleyiş şekli: Sahibi olduğunuz bir Google Dokümanı'nda Araçlar'ı, Bildirim ayarları'nı ve ardından Eklenen veya kaldırılan içerik'i tıklayın. Ardından Kaydet'i tıklayın. İçerik düzenlendiğinde e-posta alırsınız.
3. Drive'da "Son değişiklikleri bildir" özelliğini kullanın
Google'ın Gemini destekli yapay zeka özet araçları sayesinde çok zaman kazanıyorum. Google Meet'teki not alma işlevinden Google Dokümanlar'daki akıllı özetleme özelliğine kadar birçok özellik sayesinde yeni içerikleri hızla anlayıp sonraki adımlara geçebiliyorum.
"Son değişiklikleri bildir" kısayolu ise bir adım daha ileri gidiyor. Dokümanı açmama bile gerek kalmadan, kaçırdığım güncellemelerin yapay zeka özetini alabiliyorum.
İşleyiş şekli: Drive ana sayfanızda (drive.Google.com) belirli bir dokümanı arayın ve "Son değişiklikleri bildir" düğmesini tıklayın. Yan panelde, dokümanı son açtığınızdan bu yana yapılan değişiklikler veya güncellemelerle ilgili önemli bilgiler yer alır.
Ayrıca, Drive ana sayfanızda "Son değişiklikleri bildir" düğmesini tıklayarak en önemli dokümanlarınızdaki tüm değişikliklerden haberdar olabilirsiniz. Benim için yıldızlı dokümanlarıma gidip yapılan değişiklikleri görmek çok önemli.
4. Chrome sekmelerini düzenleyin
Benim gibiyseniz Chrome tarayıcınız bir gencin odasına benziyor olabilir. Benimki, ilham almak için açtığım sekmeler, üzerinde çalıştığım referans dokümanlar ve boş zamanımda okuyacağımı söylediğim (ama henüz okumadığım) şeylerle dolu.
En azından tarayıcımı açtığımda gördüğüm buydu. Artık masaüstüm Feng Shui felsefesine uygun. Açık tüm sekmelerim bir arada, etiketli ve adres çubuğundan aranabilir şekilde düzenlendi.
İşleyiş şekli: Chrome'da düzenlemek istediğiniz bir sekmeyi sağ tıklayın. Buradan yeni bir sekme grubu oluşturun (veya mevcut bir sekme grubuna ekleyin). Sekmeleri gruplandırdıktan sonra grup renklerini değiştirebilir, sekme grubu adlarını tıklayarak bu sekmeleri genişletebilir ve daraltabilir, hatta sekme grubunu kendi penceresine taşıyabilirsiniz. Adres çubuğuna @tabs yazıp açık sekmelerde arama da yapabilirsiniz.
5. Gemini'dan takvime etkinlik eklemesini isteyin
Bu ipucunu hem iş yerinde hem de evde kullandığım için çok seviyorum. İş hayatında, önemli proje aşamalarını içeren programlar üzerinde çalışmam gerekebiliyor. Evdeyken, okul takvimi veya kitap kulübümün gelecek yılki tarihlerini içeren bir PDF alabilirim.
PDF'yi Gemini uygulamasına yükleyip Google Takvim'e aktarabileceğim bir biçime dönüştürmesini isteyebilirim.
İşleyiş şekli: Gemini'a gidin ve aşağıdaki istemi kendi bilgilerinizle değiştirerek gönderin:
"Merhaba Gemini, proje programının önemli tarihlerini içeren PDF'i paylaşıyorum. *Dosyayı yükleyin*. Bu makaledeki .csv dosyaları için açıklanan biçimi kullanarak tüm tarihleri içeren, Takvim'e aktarabileceğim bir Google E-Tablosu oluştur."
.csv dosyasını aldıktan sonra Gemini'dan tarihleri Takvim'e aktarmasını isteyebilirsiniz.
Bu ipuçları, başlamanıza yardımcı olacak fikirlerden sadece birkaçı. Kullandığınız Google uygulamalarına entegre edilen daha pek çok muhteşem özellik var. Bu özellikler, iş gününüzü kontrol etmenize, zamandan tasarruf etmenize ve işinizin daha önemli yönlerine odaklanmanıza yardımcı olabilir.
