把握 6 項訣竅,提升在家工作時的視訊會議品質

Alexa Schirtzinger / 2020年5月

在家工作的人越來越多,日常開會時常以視訊方式進行,但不見得每次過程都能順利:孩子偏在這時爬來賴在身上、狗狗亂吠和背景傳來的噪音等,都讓視訊會議的品質打折。本文分享六個能讓視訊會議順利進行的訣竅。

新型冠狀病毒持續在各方面影響社會大眾,在家工作成為許多人的新生活方式,為此 Google 推出進階版 Hangouts Meet 視訊會議功能,讓全球所有的 G Suite 客戶在 2020 年 7 月 1 日前免費使用。以下是 G Suite 產品行銷主管分享的幾個訣竅,能夠提升視訊會議效益 (內容原載於 The Keyword 網站)。

對上班族家長而言,彈性工時是很重要的事。我是個有時需要在家上班的職場媽媽,而科技正是讓我能夠靈活處理突發狀況的關鍵因素;有時碰上孩子生病,或需要找工人來修理馬桶,我會慶幸自己擁有一份能夠遠距辦公的工作,這個時代也已經接受了透過視訊召開日常工作會議的方式。

然而視訊會議不見得每次都能順利進行:要是孩子偏在這時爬來賴在身上、狗狗亂吠、背景傳來噪音等等…結果可想而知。我曾經出過幾次糗,犯過許多錯,但也從中學到一些寶貴經驗,並掌握了幾項在家順利召開視訊會議的訣竅,分享如下。

參加視訊通話時,請費點心思挑選合適環境 (例如背景)。

訣竅 1:選擇合適環境

如果需要討論的議題較為複雜,或想與同事腦力激盪,我認為視訊通話是比即時通訊或電子郵件更有效的溝通方式,而且還能藉此認識不同時區的團隊成員。但參加視訊通話時,請費點心思挑選合適環境 (例如背景),像是選一面素色的牆,並避開窗戶,以免過亮的背光干擾。如果使用筆電,請放在穩固的地方。某次我用筆電進行視訊通話時,將筆電全程放在我的大腿上。會議結束後,其他人告訴我畫面在開會期間一直輕微晃動;這雖然是件小事,但非常擾人。

訣竅 2:隨時向任何相關人士發出視訊會議邀請

視訊會議不見得需要事先安排:要是碰上電子郵件來往討論沒完沒了的情況,不妨立刻發起會議,邀請公司內外相關人士參加。Hangouts Meet 會自動為會議建立國際撥入號碼,因此無論使用者身在何處都能撥號加入,而且會議邀請可以透過 Google 日曆活動、電子郵件或電話送出。請參閱說明中心來瞭解發起視訊會議的方式。

訣竅 3:開啟字幕做為輔助,有噪音也不怕

如果您所處的環境很吵,手邊又沒有能抗噪音的高檔耳機,不妨開啟 Meet 的即時字幕功能 (就像電視的隱藏式輔助字幕一樣),立即顯示字幕。想試試的話,請按一下這裡啟用功能。

簡報時只顯示一個視窗來分享必要內容,別讓整個螢幕畫面都曝光。

訣竅 4:做簡報時只呈現需要分享的內容

您碰過在會議期間分享螢幕畫面時,不小心讓自己的電子郵件內容也顯示在大家眼前的尷尬情況嗎?為避免這種情況,簡報時請只顯示一個視窗來分享必要內容,別讓整個螢幕畫面都曝光。請到這裡瞭解做法。

訣竅 5:變更螢幕版面配置來顯示與會者影像

我最喜歡的其中一項 Meet 功能,就是變更視訊通話的螢幕版面配置。舉例來說,在播放投影片期間,要是辦公室內的同事也正進行熱烈討論,只要切換螢幕版面配置,就能把焦點從簡報移到辦公室內的與會者身上,做法請見這裡。

訣竅 6:自然就好

人們除了工作以外,也有私生活。視您所處的職場文化而定,讓同事看到您片段的「真實」生活不見得是壞事 (有時甚至還有加分效果):比方說讓孩子對著鏡頭打個招呼,或是在整天排滿緊湊的議程時,一邊開會一邊吃午餐。讓同事一窺您的生活片段或許能增進彼此的感情,甚至讓對方更理解您除了工作外的事情。

您有其他關於視訊會議的訣竅嗎?歡迎與我們分享!在 Twitter 訊息中標記 @gsuite,我們就會看到您的推文。

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Alexa Schirtzinger

Head of G Suite Product Marketing at Google